Agilistes, découvrez le coût du multi-tasking grâce au jeu du prénom agile !

Un bref résumé :

Le jeu de la multitâche se déroule en 2 itérations (plus bien entendu le débrief) :

• Itération 1 : Écrire 5 prénoms, tous en même temps et mesurer le temps pour écrire un prénom et au total.
• Itération 2 : Écrire 5 prénoms, un par un et mesurer le temps pour écrire un prénom et au total.

Débrief : Entre autres, évaluez le coût du multi-tasking

Mise en place du serious game

Etape 1 : Estimez la durée pour écrire un prénom

Je débute toujours ce jeu en demandant “De combien de temps avez-vous besoin pour écrire un prénom ?”
Cette question va provoquer une certaine confusion (Quelle est la taille du prénom etc…). Pour y répondre, je “précise” mon besoin en montrant l’exemple ci-dessous (que j’ai rédigé au préalable sur un post-it) :

Souvent je rencontre des réticences à l’estimation. Les participants se cachent derrière des “Ca dépend !”.
Je réponds à ces hésitations par des affirmations absurdes. Par exemple :

Vous voulez dire que vous pourriez mettre quelques années à rédiger un prénom ?
Vous pensez que vous pouvez mettre moins d’une seconde ?

Assez rapidement les participants arrivent à se mettre d’accord sur une estimation moyenne pour rédiger un prénom sur un post-it : Souvent on me répond qu’il faut environ 4 secondes.

JE demande alors combien de temps il faut pour écrire 5 prénoms. La réponse qui s’impose alors est de me dire : Il faut “la première évaluation”*5. Dans l’exemple, les participants me répondent 20 secondes.

J’écris alors cette estimation sur un board.

Etape 2 : Discutez des facteurs d’influence

Ensuite je demande : “Quand vous dites ‘Ca dépend !’, quels sont les facteurs d’influence ? “.
Les participants donnent des facteurs d’influence et je les formalise sur mon board.
J’obtiens généralement une liste ressemblant à celle-ci :

En fait, écrire cette liste et demander les facteurs d’influence est un piège.
Dans la grande majorité de cas, personne ne mentionnera “multi-tâche” comme un facteur qui influence le temps de réalisation d’une liste de tâche.
D’ailleurs, il ne faut JAMAIS mentionner le nom du jeu qui a pour objectif d’illustrer que nous avons tendance à oublier l’effet néfaste du multi-tâche.

Maintenant, découvrons la vérité !

Etape 3 : Mise en place du jeu

Demandez aux participants de se diviser en groupes de 5 à 7 personnes.
Au sein de chaque groupe, il faut désigner un “développeur”. Les autres participants endosseront le rôle de client.

L’unique compétence que doit avoir un développeur pour tenir son rôle dans le jeu est la capacité à écrire des lettres sur un morceau de papier. L’outil pour réaliser ce travail sera un feutre !

Voici maintenant l’histoire que je raconte aux clients :

Chacun d’entre vous possède un post-it. Votre besoin est de faire écrire votre nom sur ce post-it. Le problème est que, malheureusement, vous ne savez pas écrire ! C’est pourquoi vous avez besoin du développeur pour réaliser cette tâche ! Bien entendu, en tant que client exigeant, vous voulez voir votre besoin réalisé le plus rapidement possible.
Ainsi, une partie de votre travail est de chronométrer au bout de combien de temps vous recevrez votre post-it ajourné de votre prénom.
Pour faciliter ce chronométrage, il est possible d’afficher un grand chronomètre à l’aide d’un vidéoprojecteur.

Donc le processus projet défini entre le développeur et le client est :

• 1. Envoyez votre carte au développeur et dites-lui votre prénom.
• 2. Attendez que le développeur écrive votre prénom et vous rende (livre) le post-it.
• 3. Vérifiez le chronomètre et notez (oui vous savez écrire des chiffres ;)) le délai de livraison sur le post-it.

S’il y a un bogue lors de la livraison (une faute dans votre prénom par exemple), n’enregistrez pas le temps : Renvoyez le post-it au développeur pour correction. La livraison n’est pas valable tant que votre prénom n’est pas écrit correctement. Vous avez bien entendu le droit de discuter avec le développeur et répondre à ses questions.

Truc et astuce pour le jeu : Pensez à interdire badge et/ou cartes de visite pour la durée du jeu 🙂

Etape 4 : Fonctionnement du développement pour la première itération

Voici le processus à mettre en place, côté développeur, pour cette première itération !

Votre travail de développeur consiste simplement à écrire les noms clients. Cependant, vous devez suivre la Politique de notre entreprise !
Notre Politique d’entreprise est de ne JAMAIS faire attendre un client ! En effet, un client qui attend est un client mécontent et un client mécontent et un client perdu ! En outre, nous croyons que plus tôt vous commencez quelque chose, plus tôt vous le finissez. Pas vrai ?

À ce point je marque une courte pause pour voir si quelqu’un semble élever une objection à cette déclaration. D’habitude personne ne fait, parce que cela semble évident…. et pourtant, tout le but de cette exercice est de démontrer les défauts de cette politique !

Dans le jeu, pour ne pas faire attendre les clients, il faut donc commencer tous les projets en même temps !
Concrètement, quand je lancerai le chronomètre, tous les Clients vous remettront simultanément leur post-it vierge. Vous écrirez la première lettre du premier client, ensuite la première lettre du deuxième client, etc.

Quand la première lettre est rédigée pour chaque client, recommencez au premier client et écrivez la seconde lettre Etc. Quand la rédaction d’un prénom est finalisée, donnez le post-it au client pour qu’il/elle puisse noter le délai de livraison.

Et voilà !
Nous venons de voir ensemble à quoi va ressembler la première itération?
Il faut s’assurer que tout le monde ait compris les instructions et que tout le monde possède le matériel nécessaire : Un stylo ainsi qu’un post-it pour les clients.

Vous pouvez lancer le chronomètre & le timeboxing !

Vivez la première itération

Il faut s’assurer que les développeurs appliquent bien la politique de l’entreprise sur cette itération.
Cela ne pose généralement pas problème si les règles ci-dessus ont été correctement données.
Pendant cette itération, les participants se reconnaissent dans cette situation et font facilement la liaison avec leurs projets :
Il y a beaucoup (trop) de communication, beaucoup de confusion, le développeur doit redemander aux clients leurs prénoms et parfois la bonne orthographe.
Les clients parfois tenter de gérer le développeur et l’alimentant verbalement de lettres individuelles.

Il ne faut pas oublier de noter le délai de livraison aussitôt qu’ils reçoivent leur post-it contenant le prénom avec la bonne orthographe. Une fois que tout le monde a arrêté d’écrire, il faut penser à stopper le chronomètre.

Etape 5 : Notez les temps de la première itération

Demandez aux participants de donner la médiane du délai de livraison. Notez la médiane des médianes pour chaque équipe.

Dans le cas général pour une équipe de 6 personnes elle est d’environ 50 secondes.

Demandez aussi à chaque équipe de rapporter le délai de livraison total, c’est-à-dire combien de temps s’est déroulé pour obtenir tous les prénoms “livrés”. Notez sur le board la médiane des réponses. Typiquement 60 secondes environ pour la livraison totale.

Il est maintenant temps de faire un petit discours empathique et amusant. Le voici dans les grandes lignes.

“Vous avez estimé que la rédaction d’un prénom prendrait environ 4 secondes. Or cela a demandé 12 fois plus de temps ! Si je comprends que dans la réalité vous preniez de la marge en multipliant les estimations, comment avez-vous pu vous tromper autant ??? Quels est le facteur d’influence qui a causé autant de retard ???

Continuez les “reproches” avec une série de questions :

• “Possédez-vous des prénoms incroyablement longs ?”
• “Est-ce que leurs orthographes sont très complexes ?”
  “Vos stylos n’ont pas fonctionné correctement ?”
• “Avez-vous écrit des belles lettres caligraphiques, ou les taillez dans une tablette en pierre ?”
• “Avions-nous juste des développeurs vraiment merdiques ?”

Après quelques rires et discussions, exposons l’évidence : Le facteur d’influence le plus important de tous n’a pas été évoqué ! Il s’agit du MultiTacking ! Ecrivez-le en GROS 🙂

Il est temps d’effectuer la première rétrospective.
Dans les grandes lignes :
Ce projet est l’un des plus simples possible : Il faut écrire des prénoms sur des post-it.
Pourtant le délai de livraison a augmenté de plus de 1000% sans doute à cause du multi-tasking.
Mais en plus du délai de livraison, la productivité est à un tiers de l’attendu : Il a fallu 60 secondes pour écrire 5 noms à la place des 20 escomptés.
Orienter donc l’équipe sur une prochaine itération sans multi-tâche !

Une fois a la fin de cette rétrospective, place à la seconde itération !

Etape 6 : Lancement de la seconde itération

Effectuez un changement de développeur (si plusieurs équipes, alternez les. Si une seule équipe, un client devient développeur).

Les “nouveaux” développeurs ont changé d’Entreprise. La politique de leur nouvelle entreprise est vraiment nouvelle et différente.

Ici, nous limitons le travail en cours (WIP limit en Anglais / Limite de TAF en Français). Actuellement, la WIP limit des développeurs est fixée à 1.

Cette WIP limit signifie que l’on autorise au développeur de ne travailler que pour un client à la fois.

Dans l’exemple, le développeur ne commencera pas à travailler pour Lisa tant que le travail pour Dave n’est pas effectué. Maria devra attendre que tous les autres clients soit satisfaits avant que l’on s’occupe d’elle !

Concrètement, le développeur contrôle lui même son flux : Il décide quand commencer à travailler en “tirant” à lui le post-it du client (lors de la première itération le client “poussait” son post-it).

Le Client n’est plus autorisé à “pousser” son besoin au développeur.
Au lieu de cela, le développeur décide quand il est prêt pour le projet suivant et tend sa main vers un Client en lui demandant son besoin.
Maintenant, puisque tous les projets ne commencent plus en même temps, les clients doivent noter le temps de début et le temps de fin de leur projet et calculer la longueur de réalisation.

Ainsi il faut noter deux informations : “quand ai-je obtenu ma livraison ?” et “combien de temps a-t-il pris, du début à la fin”.

Tout le monde est prêt ? Go !

Etape 7 : Seconde itération

Observez l’itération. Une fois que tout le monde a fini d’écrire, arrêtez le chronomètre et rassemblez les données de la même manière que dans l’itération 1 : Le temps médian pour un projet et le temps médian pour obtenir tous les projets faits.
La différence est souvent spectaculaire. Généralement on observe ceci :

Notez les résultats et commençons les débrief. Quelles différences ont été observées entre les deux itérations ?
Dans l’exemple, nous avons exécuté chaque projet 10 fois plus rapidement (de 50 à 5 secondes) et le temps total du projet a été réduit de moitié (de 60 à 30 secondes).
Ainsi, nous avons doublé la productivité : Dans la seconde itération nous aurions pu continuer à travailler sur d’autres projets avec, par exemple, 5 nouveaux clients.
Imaginez maintenant que ces principes s’appliquent dans des projets plus complexes (le développement d’un logiciel etc…)

Le multi-tasking est souvent cause de retard mais aussi source de problème de qualité et de stresse.
Dans un projet réel (ou l’échelle est en semaines et non en secondes) les dimensions sont semblables.

Ce graphique fournit une représentation visuelle agréable du “coût” du fonctionnement en multi-tâche.

Pour plus d’éléments de débrief, je vous laisse télécharger le support en Anglais :

Henrik aborde certaines questions :

• Comment avez-vous vécu l’experience en tant que client ?
• Et en tant que développeur ?
• Que pensez-vous du principe “commencer tôt pour terminer tôt !”
• Que pensez-vous que cela va changer pour vos prochaines planification ?
• Et si le développeur avait parfaitement changé de tâches ?
• Quel est l’impact du multi-tâche sur la qualité ?
• Est-ce que le multi-tâche est parfois utile ?

Et vous ? Adepte du Multitasking ? Dites-le nous en commentaires !