Bonjour les agilistes ! Les zones de flou, vous connaissez ? Mais si ! Vous savez, ces “trucs” dont tout le monde est responsable et que personne ne fait ! Vous en avez une représentation très schématique ci-contre ! Avec Mathilde, coach agile émérite, nous avons récemment été confrontés à cette problématique dans des proportions importantes lors d’une transformation agile. Les équipes étaient vraiment inquiètes : les zones de flou étaient nombreuses et pénalisaient réellement leur fonctionnement. Du coup, nous avons créé un atelier pour passer du flou à la collaboration : L’atelier agile Fuzzy Breaker !
Fuzzy Breaker : L’objectif
L’intention de Fuzzy breaker est très noble : Il s’agit de co-définir avec LES équipes un cadre de collaboration pour gérer les tâches et trucs à faire se situant dans les zones de flou… et j’ai eu beau chercher dans mes référentiels d’ateliers agile, je n’ai rien trouvé de suffisamment simple d’où la naissance de cet atelier pour faire émerger la collaboration.
“Faire émerger la collaboration”…c’est beau sur le papier mais… quelles sont ces zones de flou ? Le problème, justement, c’est qu’elles ne sont pas forcément identifiées. Ca tombe bien, leur identification est la première étape de Fuzzy Breaker !
Etape 1 : Identifions les activités de chaque équipe
Pour ce faire, nous créons dans une grande salle (voir très grande en fonction des contraintes sanitaires) un board “rôles / responsabilités / activités” par équipe. Comme vous le verrez ci-dessous, nous demandons, en 15 à 30 minutes, aux équipes d’identifier leur rôles et responsabilités en partant des activités de l’équipe. Un peu à la façon d’une Give & Take matrix .
En bref, nous demandons aux équipes de décrire les activités & tâches qu’elles effectuent “au quotidien”. De ces activités émergent des responsabilités d’équipe et les rôles qui y sont automatiquement associés.
Etape 2 : Identifier les zones de flou & les activités nécessitant un travail collaboratif
Une fois que chaque équipe à pu formaliser ses activités, nous provoquons un papillonage (ou walk & share en anglais) façon forum ouvert. Cet échange à pour vocation d’identifier les activités identiques effectuées dans plus d’une équipe et ainsi de déceler de potentielle zone de flou. Afin de pouvoir facilement identifier ces activités, nous demandons aux équipes de les identifier avec, par exemple, des gommettes.
Maintenant que les activités nécessitant de la collaboration sont identifiées, nous demandons aux équipes de les partager en les présentant brièvement au reste du groupe. Une fois ceci effectué, la 3eme et dernière partie de l’atelier peut-être enclenchée.
Etape 3 : Co-définir une nouvelle manière de travailler
A ce stade, nous demandons aux équipes de former des petits groupes de travail (binômes ou trinômes) afin de déterminer un processus de collaboration concret pour gérer les activités “dans les zones floues” préalablement pitchées lors de l’étape numéro 2. Pour les guider nous leur proposons le template s’affichant dans l’image ci-dessous.
Fuzzy Breaker : Etape 3Une fois ce travail effectué, le groupe aura comme livrable un template “process collaboration” par activités nécessitant de la collaboration.
Généralement, nous demandons à chaque groupe de présenter brièvement le processus qu’il a défini au reste des participants.
Take Away
Fuzzy breaker, sans révolutionner le monde des ateliers, est un outil simple, concret et efficace permettant à la fois de séquencer et de construire une discussion sur des irritants trop peu souvent abordés. Et vous ? Avez-vous un atelier équivalent ?
