La matrice des attendus : pour clarifier les rôles et attentes au sein d’un groupe

Des difficultés à collaborer, des divergences et des désaccords parfois violents entre des acteurs, des situations où chacun se rejette la pierre, des zones d’ombre sur les rôles de chacun… Vous avez déjà très certainement rencontré l’une de ces situations au sein d’une équipe projet, dans un groupe, ou encore entre un manager et son équipe…

Ne cherchez pas plus loin, voici une solution pour vous aider : la matrice des attendus.

Pourquoi une matrice des attendus ?

Cet atelier permet :

• à chacun d’avoir une vision de ce que chaque acteur fait sur son périmètre
• à chacun d’exprimer ce qu’il attend des autres et ce qu’il pense apporter aux autres
• de mettre en lumière les écarts et les convergences entre les attentes
• de percevoir les divergences et difficultés à collaborer
• de clarifier les rôles et responsabilités de chacun
• de clarifier certains mots

L’idée est de favoriser les discussions entre les acteurs sur le “qui fait quoi” et faire en sorte qu’ils s’entendent sur ce que chacun attend de l’autre.

Cet atelier se réalise généralement en début de projet, en début de collaboration, ou bien plus tard lors de situations difficiles.

C’est en quelque sorte un RACI collaboratif.

Vous pouvez animer cet atelier :

• au niveau d’un projet avec les acteurs de la scrum team et les parties prenantes
• au sein d’un service, entre le manager et son équipe
• dans un groupe qui sera amené à collaborer
• entre des managers
• etc.

Matériel nécessaire

• des post-it de différentes couleurs
• des stylos feutres pour tout le monde

2 formats d’ateliers

Il existe 2 formats d’ateliers, détaillées ci-dessous, en fonction du nombre de rôles à faire discuter.

Mais avant tout, je vous conseille de commencer par un icebreaker, surtout si les participants ne se connaissent pas ou peu.

Puis, n’hésitez pas à leur rappeler le cadre d’un atelier collaboratif.

Entre 2 rôles

Préparation

Tracer la matrice suivante sur un morceau de Brown paper ou de paperboard.

Écrire les rôles des acteurs en tête de chacune des 2 parties. Par exemple :

Les étapes d’animation

Chaque partie pose à tour de rôle ses attendus dans la partie de l’autre.

Chacun explique ensuite, pour les attendus collés dans sa partie :

• s’il est d’accord (ok, ce point fait partie de mon périmètre)
• pas tout à fait d’accord (bof, je le fais parce que personne d’autre ne le fait)
• pas du tout d’accord avec les attendus le concernant (ko, ce n’est pas à moi de le faire)

Puis, coller le post-it sur la ligne correspondante.

Échanger ensemble sur les bof et des ko pour trouver des solutions.

Cela permet d’identifier les divergences rapidement et d’engager de précieuses discussions.

Enfin, chaque partie peut rajouter d’autres activités qu’elle gère dans son propre périmètre pour que l’autre partie en ait connaissance.

Entre plusieurs rôles

Préparation

Dessiner une matrice sur un Brown paper, avec autant de lignes qu’il y a d’acteurs et autant de colonnes qu’il y a d’acteurs.

Écrire à l’avance les rôles ou les noms de chacun des acteurs sur des post-it de même couleur, en double.

Préparer un post-it bleu et un post-it jaune comme ci-dessous.

Positionner les post-it des rôles / noms sur l’axe vertical, puis sur l’axe horizontal, comme ci-dessous.

Les étapes d’animation

Demander aux participants de prendre 5 min de réflexion pour exprimer individuellement comment chacun voit son propre rôle / sa fonction, de façon synthétique et opérationnelle au sein du projet, du groupe ou de l’organisation, sur des post-it verts. 1 idée par post-it.

Une fois le temps écoulé, ces post-it sont mis de côté.

Demander ensuite aux acteurs de prendre 10 min de réflexion pour exprimer :

• ce qu’ils attendent de chacun des autres rôles, sur des post-it jaunes. 1 idée par post-it.
• ce qu’ils ont le sentiment d’apporter aux autres sur un plan opérationnel, sur des post-it bleus. 1 idée par post-it

Demander à chaque acteur de se lever, à tour de rôle, avec ses post-it jaunes et bleus et de venir les coller sur sa ligne, une colonne après l’autre en expliquant ce qu’il attend de chaque acteur et de ce qu’il pense apporter à chacun d’entre eux. Compter environ 3 minutes par case.

Demander ensuite à chaque acteur de se lever à nouveau à tour de rôle et de venir coller ses post-it verts dans la case située à l’intersection de son rôle / nom en les lisant.

Puis, l’inviter à exprimer des commentaires à propos des post-it collés sur sa colonne au reste du groupe, case par case. L’idée est de chercher de la résonance entre les attendus de chacun envers lui et son propre rôle (post-it vert). Chacun peut donc être OK, mitigé ou KO avec les attendus le concernant et engager un dialogue pour trouver un accord.

Certains points d’intersection seront faciles à décrire. D’autres, en revanche, confronteront des acteurs n’ayant jamais été liés ou étant en désaccord total.

En fin d’atelier

N’oubliez pas de conclure en demandant aux acteurs leur ressenti et s’ils ont des choses à dire ou rajouter.

Terminer par un ROTI

Ça ne s’arrête pas là

Cette matrice, ainsi que les discussions qui en découlent, constituent un cadre de départ entre les acteurs.

Tout cela sera amené à être confronté à la réalité du terrain. Il ne faudra donc pas hésiter à rechallenger régulièrement cette matrice, afin de l’adapter aux évolutions de périmètres.