Lorsque l’on parle d’une équipe agile, on en vient vite à aborder la notion d’auto-organisation. Hors, l’auto-organisation ne se décrète pas. Elle se construit. Brique après brique. Seulement, lorsque je demande aux équipes que j’accompagne comment, concrètement, ils pensent co-construire leur auto-organisation, peu sont ceux qui arrivent à me répondre.
Dans cet article, nous allons aborder un concept que je considère comme étant la base, la fondation, d’une équipe auto-organisée : la délégation. Nous présenterons aussi un super outil issus du management 3.0 : le delegation poker.
Pour réussir à prendre des décisions de manière autonome, une équipe doit avoir une vision très claire sur son spectre de responsabilité. La délégation est donc clé dans une équipe agile. Voyons pourquoi :
La délégation, à quoi ca sert ?
Quelques points clés à garder à l’esprit lorsqu’on parle de l’utilité de la délégation :
- Clarifier les responsabilités : Quel est le périmètre de l’équipe ? Les attentes autour d’elle ? Les actions et compétences nécessaires pour son bon fonctionnement au quotidien ? Il est primordiale que chaque membre de l’équipe ai une vision claire de ces points.
- Encourager l’initiative : Pour prendre des décisions de manière autonome, il est important d’encourager la prise d’initiatives en clarifiant le processus de décision. Il faut poser un cadre sain afin que les membres de l’équipe se sentent en confiance et puissent essayer de nouvelles choses.
- Soutien juste nécessaire : Assurez-vous que les membres de l’équipe puissent exprimer s’ils ont besoin de vous ou non en face de certaines tâches à accomplir.
- Développer les compétences : C’est intrinsèque à la mécanique de délégation. Les membres de l’équipe sortiront de leur zone de confort et, potentiellement, développerons de nouvelles compétences sur des sujets à traiter nouveau pour eux.
En bref, pour travailler ensemble efficacement, il est cruciale de bien déléguer. Vous avez encore quelques doutes ? Je vous laisse découvrir cette vidéo, “must have”, lorsque l’on parle de la délégation :
La délégation…n’est pas binaire.
Déléguer ou ne pas déléguer, that is the question… Une erreur consiste à penser que la délégation est binaire mais c’est bien plus subtile que cela.
Jurgen Appelo introduit 7 niveaux de délégation. Les 3 premiers sont tournés vers la “centralisation” de la décision (le manager prend lui-même la décision). Le 4em niveau sert de pivot/miroir. Les 3 niveaux suivants poussent vers la décentralisation de la décision :
- Annoncer : Je leur donne les instructions, leur annonce ma décision
- Vendre : J’essaie de leur vendre ma décision
- Consulter : Je consulte l’équipe puis je décide.
- Accord : Nous nous mettons d’accord.
- Conseiller : Je donne mon avis, mais ce sont eux qui décident.
- S’informer : je m’informe de leur décision
- Déléguer : Je délègue complétement
Concrètement, vous pouvez téléchargez ces cartes :
Le délégation board, comment ça marche ?
Maintenant que nous avons présentés les différents niveaux de délégation, comment utiliser ces cartes ? Comment utiliser les outils delegation board & delegaiton poker ?
En général, je prends le temps de présenter à l’équipe les différents niveaux de délégation puis j’affiche au mur la matrice de la délégation (ou delegation board en anglais) et j’annonce la règle suivante :
Si vous remarquez dans votre quotidien un irritant, quelque chose qui aurait pu être plus fluide ou encore une décision vous semblant prise de manière non optimale, marquez la sur un post-it et collez le sur le board de délégation
Ensuite, dans un premier temps, je propose “moi-même” une règle qui sera amenée à être retravaillée par l’équipe plus tard. Cette règle peut-etre :
Dès qu’il y a plus de 5 post-its collés sur la matrice de la délégation, alors nous ferons un point pour traiter ces sujets.
Puis j’attends que la matrice se remplisse.
Une fois que le trigger est atteint ( pour les non-anglophone : en informatique, un trigger ou déclencheur est un événement qui provoque l’exécution d’un algorithme ) . Nous déclenchons un court atelier qui se vit de la manière suivante :
Animation d’une session de delegation poker
Avant tout je vous invite à utiliser le template mural ci-dessous si vous souhaitez animer une session de delegation poker :
Et donc, concrètement voici le déroulé typique d’une séance.
- Les équipiers ayant alimentés la matrice de la délégation pitchent les sujets et ils expliquent aussi en quoi ils trouvent que la manière de fonctionner actuelle n’est pas optimale.
Puis, sujet par sujet, nous allons dérouler l’atelier de la manière suivante :
- Distribuez à chaque équipier un set de carte (disponible ici)
- Identifiez le niveau ACTUEL de délégation
- A la manière d’un planning poker, le facilitateur de l’atelier fait compte à rebours puis chaque participant affiche le niveau de délégation actuel.
- Ensuite, l’équipe vote, comme précédemment pour déterminer le niveau de délégation cible.
- Une discussion s’engage pour établir les prochains pas, les actions concrètes à mettre en place pour atteindre le niveau de délégation souhaité.
Ce n’est pas encore clair pour vous ? Laissez-moi illustrer ceci avec un exemple vécu et concret :
Retour d’expérience
La première fois que j’ai utilisé le delegation poker / delegation board, je travaillais, en tant que développeur, au sein d’une équipe auto-proclamée auto-organisée.
Un jour notre manager arrive dans l’open space et annonce : “Je vous présente Philippe, c’est un nouveau développeur qui rejoint l’équipe“.
Nous n’étions même pas au courant qu’un recrutement était en cours. Pourquoi ne savions nous pas que quelqu’un allait rejoindre l’équipe alors qu’il allait passer une très grande majorité de son quotidien avec nous ?
Le processus de recrutement était le suivant :
- Le manager identifie un besoin de renforcer l’équipe.
- Il demande à la RH d’identifier des candidats
- Les candidats rencontre d’abord la RH pour s’assurer que leurs demandes sont cohérentes par rapport à la culture de l’entreprise (prétention salariale, valeurs, …)
- Le manager passe des entretiens avec les candidats ayant passés le premier “filtre” et le recrute
- Le candidat rejoint l’équipe
C’était une situation très embarrassante que nous avons voulu travailler.
Nous avons effectué alors un atelier de delegation avec le manager sur le processus de recrutement.
Le résultat fut le suivant :
- Identification du niveau actuel de délégation : 1, le manager nous annonce sa décision.
- Vote sur le niveau souhaité par l’équipe : Nous souhaitions un 5. Concrètement, nous souhaitions affiner le processus de recrutement : Que le manager fasse passer les entretiens avec les candidats en faisant office de premier filtre puis que NOUS sélectionnions le candidat qui nous semblait le plus adapté
- Notre +1 : Dans un premier temps, le premier pas fut d’inclure des équipiers dans l’entretien en binôme avec le manager.
Sur ce sujet précis, le delegation board a donc permis d’identifier un irritant, de définir une nouvelle manière de travailler ainsi que les premiers pas à effectuer vers cette nouvelle manière de faire.
Au delà de ces points, les équipiers ont gagnés certaines compétences en participant aux entretiens de recrutement… génial non ?
Une conclusion poétique by GPT-3
La Délégation, c’est l’art de déléguer
De confier ses tâches aux mains d’autrui
Et de laisser l’autre s’exprimer, voguer
Dans les eaux calmes du travail accompli.
Ainsi, l’esprit est libéré, dégagé
Des soucis et des tracas du quotidien,
Et l’on peut enfin se consacrer
À des tâches plus nobles, plus sereines.
Mais attention, la délégation est subtile
Et demande une grande confiance en l’autre,
Qui devra être habile, honnête, habile,
Pour ne pas laisser le navire prendre l’eau.
Car la délégation peut être source de stress
Si elle n’est pas bien menée, bien orchestrée,
Et si elle se transforme en un chaos sans cesse,
Elle pourra vite devenir une tragédie.
Alors, mes amis, apprenons l’art de déléguer,
De confier, sans peur, des tâches à nos pairs,
Et ainsi nous pourrons mieux travailler,
Sans laisser nos âmes se noyer dans les affaires.
