Help ! Je dois choisir mon logiciel de gestion de projet !

Si si si, nous sommes AGILE ! Nous utilisons JIRA !

Il n’est pas rare que j’entende ce genre de phrase, douloureuse à mes oreilles, au démarrage de mes accompagnements et interventions.
Comme “Toute douleur qui n’aide personne est absurde” -André Malraux-, je m’efforce en tant que coach agile, de rendre cette douleur utile en expliquant que, non, ETRE agile ne se résume pas à “juste” utiliser un outil.

Néanmoins un logiciel de gestion de projet bien utilisé et nous verrons que cela signifie beaucoup, peut se montrer très utile.

Or, des logiciels de ce type, il existe plusieurs dizaines, si ce n’est plus : Pour en citer quelqu’un IceScrum, Trello, Jira, Kanboard, Mantis, Redmine, …

L’objectif de cet article n’est pas d’établir un comparatif long, fastidieux et forcément subjectif car il existe plusieurs centaines de fonctionnalités spécifiques pour chaque logiciels, mais plutôt d’aborder leur philosophie, leur « pourquoi » afin de voir selon vos objectifs lequel semble le plus adapté dans votre contexte.

Ainsi, je pense qu’avant de vous lancer à bride abattue dans la recherche d’un outil de gestion de projet il faut vous poser deux questions principales que nous allons détailler ci-dessous :

1. Question 1 : Quels sont mes objectifs ?
2.  Question 2 : Quel est mon contexte ?

Quels sont mes objectifs ?

Comme pour tout produit, afin de s’orienter vers le logiciel le plus adapté, il faut avant tout répondre à cette question : Quel est mon besoin ?

Car, dans ce cas de figure et bien trop souvent, nous choisissons un outil pour ses « performances » et fonctionnalités sans penser et identifier les sujets qu’un logiciel va m’aider à traiter.

Or, le choix d’un outil ultra-performant mais mal adapté peut avoir un réel impact négatif sur les équipes car ces logiciels influent, souvent à tort, sur notre façon de travailler.

Ainsi, vous trouverez ci-dessous une palanquée de questions à vous poser vous permettant de mieux cerner votre besoin :
Mon objectif est-il…

• …d’aller plus vite : J’ai une activité qui me prend une journée et je veux la faire en une heure.
• …d’automatiser certaines tâches : J’ai des activités récurrentes que je veux automatiser.
• …de nous organiser : Ma société grandit et les post-it ne suffiront plus !
• …d’avoir de la visibilité : Je veux des graphiques pour mieux visualiser l’avancement des projets.
• …de stocker de manière sûre : un disque dur défectueux peut entrainer la perte de données vitales !

Il va de soi que cette liste peut/doit être allongée. Il est indispensable de se poser les bonnes questions afin de faire un choix structurant.

Un fois votre besoin défini, vous allez devoir identifier vos contraintes et le contexte culturel, environnemental entourant votre logiciel.

Quelle belle transition pour la seconde série de questions !

Quel est mon contexte et quelles sont mes contraintes ?

Vous trouverez pêle-mêle ci-dessous différentes questions à vous poser en amont de la sélection :

• Combien d’utilisateurs vont utiliser mon logiciel ? 10 ? 100 ? 1000 ?
  • Ces utilisateurs ont-ils des droits différents ?
  • Quelles population vont accéder à mon logiciel ? Clients ? Equipes ?
• Quelles données sont à stocker ?
  • Les données relatives à la vie de l’équipe ?
  • Ma documentation produit ?
• Quelle criticité pour ces données ?
• Quelles actions je souhaite effectuer sur mes tâches ?
  • Je veux pouvoir les prioriser ?
  • Je veux pouvoir les estimer ?
  • Je veux pouvoir suivre leur avancement ?
• Quel est l’ecosysteme entourant mon logiciel ?
  • Existe-t-il une interopérabilité avec mon outil de livraison ?
  • Vais-je remplacer un autre outil existant ?
  • Dois-je effectuer une reprise des données ?
• Comment utiliser mon outil ?
  • Dois-je former des collaborateurs ?
  • Dois-je faire intervenir quelqu’un de l’exterieur pour paramétrer mon outil ?
• Quel est mon budget ?
  • Est-ce que je veux une logique SAAS ?
  • Est-ce que je veux un achat définitif ?
  • Combien de licences ?

Et l’agilité dans tout ça ?

Sans paraphraser la première partie de l’article, il ne faut pas perdre de vue qu’un outil reste un outil et que votre performance dépendra de la manière de l’utiliser !

N’oublions pas la première valeur du Manifeste Agile : “Privilégions les individus et interactions plutôt que processus et les outils.”

Notre comparatif (il en faut bien un…:) )

Encore une fois, il faut bien distinguer ces logiciels, qui peuvent être un formidable atout dans la réussite de votre projet, de l’agilité : Ces logiciels, seuls, ne vous permettent pas d’être AGILE.

Aussi, il me semble important de préciser qu’il faut toujours encourager et privilégier le management visuel, la communication, les daily stand-up aux outils aussi performants soient-ils.

En parlant d’outil performant, sur la dizaine d’outils testés pour la rédaction de cet article, j’ai eu une bonne surprise :

COCORICO

Sans imiter le chant du coq et sans être chauvin, pour moi, l’outil qui se détache le plus des autres dans son approche est produit par des Français : Il s’agit de ICESCRUM. IceScrum possède un avantage indéniable. Cet avantage ne peut pas être résumé à une liste de fonctionnalités car bien que très complet, il est difficile de comparer ICESCRUM à un géant comme JIRA d’Atlassian. Cependant IceScrum propose un accompagnement aux petits oignons dans l’appropriation et l’apprentissage de la méthodologie SCRUM (je tiens à rappeler que je n’ai aucune affiliation commercial avec Kagilum (l’éditeur de ICESCRUM) 🙂 ).

Au premier abord, Ice Scrum semble « rigide » par rapport à d’autres outils très performant et permissif comme JIRA.
Cette rigidité permet en fait d’accompagner les utilisateurs d’ICE SCRUM dans un cadre… SCRUM en prenant la main de l’utilisateur et en le guidant dans la création de son backlog, dans la rédaction de ses user stories (l’outil va même jusqu’à proposer un template de user story) ou dans la rédaction de la definition of done.

Enfin, Kagilum est à ma connaissance l’unique solution proposant un kit de facilitation encourageant la création d’un board de management visuel en complément de l’outil numérique ainsi que certains outils de facilitation des rituels SCRUM (sprint planning, rétrospective, …).

PROCUREZ-VOUS LA KAGIBOX

Pour conclure

Une très courte conclusion non exhaustive sous forme de bullet point !

Jira&Confluence by Atlassian

• Très permissif
• Extrêmement complet
• Pour des grandes équipes et des projets complexes
• Maitrise du produit & Vie d’équipe
• Documentation exhaustive
• N’aide pas dans l’appropriation d’une méthode
• S’adapte a tous vos besoins (2000 modules développés par la communauté et la place de marché Atlassian)
• Propose un super accompagnement pédagogique avec les vidéos Atlassian (ci dessous).

Trello by Trello

• Gratuit
• Simple d’utilisation
• Evolutif via des modules développés par la communauté
• Pour des particuliers ou des petites équipes

Ice Scrum

• Projet initié par Claude Aubry
• Pour faire, bien faire et apprendre à faire… DU SCRUM
• Prône une approche combinatoire avec des outils comme la KAGIBOX
• Prend à contrepied les autres solutions en effectuant un focus sur la méthode plutôt que sur le logiciel

Et vous, êtes-vous satisfait de votre logiciel de gestion de projet ? Comment avez-vous fait ou feriez-vous pour en sélectionner un ? N’hésitez pas à partager votre méthode dans les commentaires !