Tout le monde a des problèmes, n’est-ce pas ? En général, ils sont nombreux et c’est ce qui rend difficile la mesure et le choix de la stratégie appropriée pour les résoudre.
Lorsque vous travaillez dans un environnement complexe, avec de nombreuses équipes, différents départements et parties prenantes, il devient encore plus difficile de hiérarchiser ou de faire remonter les problèmes.
De telles situations peuvent empirer et atteindre un moment où personne n’a la moindre idée de ce que nous pouvons faire pour améliorer notre manière de travailler.
Généralement, en rétrospective, au lieu d’essayer de résoudre tous les problèmes en même temps, ou de choisir un problème au hasard, il est possible d’utiliser une technique pour les catégoriser en premier. Souvent je vois l’équipe effectuer un dot-voting sur les actions concrètes qu’elle souhaite mener. Mais est-ce suffisant ? Nous allons découvrir un atelier permettant d’identifier les sujets qui sont complètement sous notre contrôle, ceux qui peuvent être résolus par d’autres en utilisant notre aide et lesquels d’entre eux n’ont pas une chance d’être résolus.
Le cercle et la soupe est une technique introduite par Diana Larsen et consiste à créer trois cercles imbriqués où le plus interne est lié aux problèmes sous le contrôle de l’équipe, le deuxième cercle au milieu est lié aux problèmes qui ne sont pas sous le contrôle de l’équipe mais qui peuvent être influencé par l’équipe, et l’extérieur est lié aux sujets qui ne sont pas sous le contrôle de l’équipe et l’équipe ne peut pas influencer pour résoudre, cette situation s’appelle la soupe.
En haut de chaque cercle, l’équipe doit coller les post-its dont elle souhaite discuter, en bas de chaque cercle, ils doivent coller des actions qui pourraient être prises pour les personnes responsables visant à résoudre les problèmes
Le résultat obtenus lors de l’utilisation de cette technique peuvent être catégorisé en trois parties :
- Définir les actions que l’équipe peut entreprendre pour résoudre les problèmes sous son contrôle.
- Définir les actions et axes d’amélioration que l’équipe peut entreprendre pour influencer d’autres équipes ou départements afin de résoudre les problèmes qui affectent l’équipe.
- Identifier les problèmes qui affectent l’équipe mais pour lesquels il n’y a rien à faire.
Après avoir identifié tous les axes d’améliorations et généré des actions concrètes d’amélioration continue, l’équipe s’occupe dans un premier temps des sujets du cercle intérieur.
Dans un second temps, l’équipe adresse aux membres de l’équipe les actions pour influencer la résolution des problèmes.
Enfin, l’équipe doit prendre en considération le type de réponse qu’elle peut apporter aux problèmes du cercle extérieur.
Pour vous aider à organiser cette rétrospective, vous pouvez vous inspiré du déroulé suivant :
- Expliquez l’exercice, parlez de son objectif et surtout soyez très clair sur le fait que l’équipe doit être responsable des actions générées. Cela doit être rapide et peut prendre environ cinq minutes.
- Ouvert aux questions, répondez à toutes. Cela peut prendre quelques minutes de plus
- Laissez les membres de l’équipe coller les notes dans les cercles, cela doit également être rapide et prendre environ cinq minutes, ou plus si vous le jugez nécessaire
- Avec l’équipe, regroupez les notes similaires pour pouvoir en discuter ensemble dans les prochaines étapes
- L’équipe doit discuter des actions à entreprendre pour résoudre les problèmes dans le cercle intérieur, vous devez réserver le plus de temps pour cette étape et le temps dépendra de la durée de la session.
- Discutez des mesures à prendre pour influencer les autres équipes dans les problèmes du deuxième cercle.
- Enfin, discutez de la manière de répondre aux problèmes auxquels l’équipe ne peut rien faire.
En fin de session, les problèmes, les axes d’amélioration et les actions d’amélioration continue, seront catégorisés.
J’espère que cette petite technique pourra aider votre équipe à identifier les problèmes qu’elle peut résoudre sans s’échiner à résoudre des problèmes sur lesquels elle n’a pas d’influence.
