Promouvoir une collaboration efficace entre les équipes avec un serious game revisité

Laissez les équipes appréhender les flux et les dépendances et améliorez leur collaboration grâce à un serious game agile !

Ce que nous avons décidé de faire

En janvier 2021, notre organisation a subi une réorganisation majeure au cours de laquelle toutes les équipes produit et ingénierie de trois entités différentes ont été regroupées. Cette restructuration a entraîné des changements dans la vocation, la composition et la manière de travailler des équipes.

10 mois après le début de la réorganisation, nous (merci Matthieu Crocker !) avons concocté un atelier que nous aimerions partager avec vous. L’objectif de cet atelier est d’aider les équipes à mieux se connaître et de les pousser à la réflexion afin qu’elles collaborent plus efficacement.

Plus précisément, nous voulions que les équipes puissent travailler autour des limites et des défis liés à la revue de code effectuée par d’autres équipes.

Habituellement, une équipe agile établi des règles simple sur la façon dont les révisions de code sont effectuées. Dans notre cas, lorsqu’une équipe doit apporter des modifications à une base de code appartenant à une autre équipe, l’autre équipe doit approuver la demande (la PR) avant qu’elle puisse être implémentée.

En règle générale, ce processus d’examen des  pull requests d’autres équipes est une dépendance, et nos données ont montré qu’il a tendance à prendre plus de temps que le traitement des PR au sein d’une seule équipe.

Avec l’objectif de créer un flux de travail inter-équipe efficace, nous avons décider de réfléchir sur le sujet. Comment gèrent-ils ces demandes maintenant ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ?

Pour leur faire vivre cette expérience, nous avons choisi d’utiliser le Ball Point Game (inventé par Boris Gloger) comme point de départ.

Il s’agit d’un serious game  très connu et souvent utilisé par les agilistes pour faire découvrir les avantages du flux, de l’expérimentation continue et de l’itération. Nous avons adapté ce jeu pour, en outre, simuler les besoins de collaboration et de communication inter-équipes.

Mise en place du jeu

Ce dont vous aurez besoin :

• Au moins 100 balles colorées (note : les boules qui ont été mises à “Done” peuvent être remises dans le système. C’est-à-dire qu’une équipe a 20 boules et que le temps n’est pas écoulé, elle peut simplement réutiliser les 20 boules à nouveau)
• 2 conteneurs – un avec le “backlog” de balles et un avec toutes les balles “done”
• Suffisamment d’espace pour que les groupes puissent se déplacer
• Un chronomètre visible par toutes les équipes (vous pouvez utiliser 123 timer ou encore webhorloge.
• Tableaux blancs/espace de notes à proximité des groupes pour leur tableau « Tour de jeu », « Estimation » et « Réel »

Instructions

Préparez un support affichant les règles suivantes

• 6 à 8 participants par équipe ​
• Chaque balle doit passer du temps dans l’air
• Chaque balle doit être touché au moins une fois par chaque membre de l’équipe
• Les balles ne peuvent pas être passées à votre voisin direct (à votre gauche ou à votre droite immédiate)
• Chaque balle doit retourner à la même personne qui l’a introduite dans le système
• Il y a un total de 7 tours de jeu.

Ajoutez une autre slide qui explique le déroulé du jeu :

• Deux minutes : préparer et discuter du premier tour​
• Estimation des équipes : combien de balles passeront par leur système lors de la prochaine manche (c’est-à-dire qu’elles seront “terminées”) ?​
• Deux minutes : exécuter une itération​
• Deux minutes de rétrospective : discuter de la manière d’améliorer le processus ​
• Répétez pour 7 itérations (étapes 2 à 4)​

Après 4 itérations, les groupes ont généralement trouvé au moins une façon de traiter les balles et ont eu une ou deux itérations pour l’améliorer. Il est maintenant temps de relever le “vrai” défi.

LE DÉFI

Après le 4em tour, présentez le défi et donner aux équipes 3 tours supplémentaires pour expérimenter les dépendances entre elles.

• Donnez trois de vos balles au groupe à votre droite (dans le sens des aiguilles d’une montre)​
• Chaque balle qui n’est pas de “votre” couleur doit être passée dans le système (“touchée”) par quelqu’un de l’équipe de couleur correspondante.​
• Avant de réutiliser les balles du seau “terminé”, toutes les couleurs doivent d’abord être passées par le système​
• Toutes les autres règles s’appliquent toujours!​

Quelques petits changements au cycle de jeu :

• 3 min pour préparer et discuter du 5ème tour​
• Les rétrospectives vont jusqu’à 3 min

Pour illustrer, prenons un exemple :

Nous avions 3 équipes « possédant » 3 couleurs différentes. Leurs seaux “backlog”, contenant des balles de la couleur de leur équipe, à l’exception de 3 balles d’une couleur différente. (c’est-à-dire que l’équipe jaune possède des balles jaunes PLUS 3 balles de l’équipe rouge).

L’équipe procède au “traitement” des balles comme d’habitude.

Chaque fois qu’ils trouvent une couleur différente (l’équipe jaune trouve une balle rouge), ils doivent trouver quelqu’un de l’équipe de la couleur correspondante pour participer au “traitement” de la balle dans leur équipe (c’est-à-dire que la balle doit passer par quelqu’un de l’équipe équipe rouge).

Temps de réflexion

Après avoir parcouru les itérations, nous avons donné aux groupes un peu de temps pour réfléchir à ce qu’ils venaient de vivre dans un format 1-2-4-All :

• Qu’avez-vous observé ? Qu’avez-vous ressenti ?​
• Qu’est-ce qui a changé avec le temps ?
  • Qu’est-ce qui a aidé ? Qu’est-ce que vous/l’équipe avez appris ?​

Le format 1-2-4-all est le suivant :

• Brainstorming silencieux, 5 min
• Deux personnes : Partagez vos réflexions avec quelqu’un d’autre (dans les deux sens, même équipe)​, 7 min​​
• Quatre personnes : partagez des thèmes qui ressortent de vos conversations, 10 min (équipes mixtes) ​
• ​TOUS : Partagez quelques idées des discussions avec tout le monde : quel(s) thème(s) s’est démarqué dans vos discussions ? 10 minutes

Notes pour les facilitateurs

• Prévoyez du temps en début d’atelier pour clarifier (!) les questions avant que les participants ne soient répartis entre les équipes. Lorsque vous sentez qu’on vous demande des choses que les équipes devraient vivre, passez à l’exercice.
• Choisissez quelque chose qui fait du bruit pour attirer l’attention des gens et/ou montrer que le temps de la manche en cours est écoulé.
• Obtenez de l’aide pour les observations en dehors des groupes. C’est formidable de voir les différences d’interaction et d’approches – et comment toutes les équipes doivent définir une interface pour collaborer avec l’autre équipe.

Et chez nous, qu’est-il arrivé ?

Nous avons été agréablement surpris par le nombre d’informations précieuses que les équipes ont découvertes concernant la collaboration, les pratiques agiles et la gestion des dépendances. ci-dessous, voici un résumé des résultats des groupes, y compris les estimations et les chiffres réels, ainsi que nos réflexions sur le processus.

Que s’est-il passé après l’introduction du défi ?

Les équipes ont eu trois minutes pour comprendre comment aller de l’avant avec la nouvelle façon de faire les choses. Quelque chose d’intéressant à noter :

• Organiquement et sans vote, un ou deux représentants par équipe ont émergé et se sont réunis pour discuter de ce qu’il fallait faire.
• Après le 5e tour, il y a eu une baisse significative du débit – ce qui était à prévoir.
• Quelque chose de remarquable s’est produit. Les équipes ont commencé à se rapprocher. Les représentants ont tous été placés plus près du milieu car ce sont eux qui devaient « traiter » les balles de l’autre équipe. Maintenant, ils n’avaient plus à se déplacer physiquement loin, ils devaient juste faire demi-tour quand quelqu’un appelait leur nom.

• La baisse significative du résultat réel au 6ème tour était due au fait que quelqu’un, après s’être physiquement rapproché, avait annoncé que ce prochain tour était un tour d’entraînement. Cependant, il n’y a jamais eu de ronde d’entraînement ! Alors ils ont juste écrit ce qu’ils pensaient être juste.
• Malgré la complexité supplémentaire du système due à la dépendance, le résultat final de chaque équipe était au même niveau qu’avant l’introduction du défi

Réflexions intéressantes des groupes

Une fois le jeu fini, nous avons demandé aux groupes de partager leurs idées personnelles et combinées. Voici quelques points intéressants qui ont été soulevés :

• Une rétrospective commune semble essentielle pour améliorer les performances (petites améliorations des processus existants ou expérimentation d’une nouvelle approche)
• l’interaction avec d’autres équipes a un peu ralenti les choses la première fois avant de revenir à de grandes performances (voir les chiffres)
• lorsque nous établissons un processus, nous devenons plus rapides et plus efficaces (une référence aux représentants)
  itérer pour voir comment s’améliorer et communiquer dès le départ
• une personne devrait avoir la même responsabilité à chaque fois
• les dépendances externes introduisent de la complexité
• il est possible de comparer des systèmes entre eux

“Il ne s’agit plus de gagner”

Une chose que nous avons trouvée particulièrement précieuse pour les équipes pendant le défi était qu’elles l’abordaient initialement comme si elles étaient en « concurrence » les unes contre les autres. Je me souviens même que quelqu’un a demandé “qu’est-ce qu’on gagne si on gagne ?”

Chaque équipe avait son propre processus qu’elle avait affiné en quatre tours avant d’être invitée à proposer une interface pour interagir avec les autres équipes.

Optimisez le système, pas le processus local.

Ce défi a changé la dynamique de l’optimisation de leur propre processus à l’optimisation de l’ensemble du système !

Cela a changé l’accent de « mon équipe » à « nous sommes tous dans le même bateau ».

Cependant, comme il a été souligné lors des rétrospective, il est toujours possible de comparer différents processus d’équipe et de voir de manière transparente quel processus pourrait être le plus efficace. Peut-être parce qu’il y a toujours plus dans un processus que les étapes – il y a différentes personnes avec différentes compétences impliquées.

Je suis fan de permettre aux équipes et aux individus de partager leur façon de faire les choses afin que les autres puissent voir s’ils pourraient vouloir essayer certains des éléments utilisés par une autre équipe. Il ne peut être que bénéfique de sortir de votre propre boîte.

Que s’est-il passé ensuite ?

Nous avons conclu la session en partageant quelques idées sur la dynamique inter-groupes et sur Team Topologies. Il était important pour nous qu’ils comprennent qu’il existe différents types d’équipes avec différents modes d’interaction. Nous voulions également qu’ils soient conscients de la dynamique de groupe inhérente, comme le favoritisme au sein du groupe, qui est normal dans les groupes et leurs interactions.

Notre objectif était d’aider les équipes à voir l’intérêt de communiquer et de collaborer régulièrement les unes avec les autres. Il ne s’agit pas de pointer du doigt, mais plutôt de travailler ensemble pour optimiser le système et de montrer de l’empathie pour le contexte de l’autre équipe.

Quelques semaines après l’atelier, les équipes ont commencé à organiser des rétrospectives ensemble (avec des représentants) pour identifier et résoudre les tensions entre les équipes.

L’une des lacunes identifiées était le manque d’alignement et de clarté des responsabilités en ce qui concerne les OKR – en d’autres termes, quelle équipe devrait faire quoi avec quelle priorité ? Le leadership est maintenant également impliqué pour fournir plus de conseils et donner aux équipes les moyens de s’approprier

Voyons ce qui sera découvert à long terme. Heureux de lire vos commentaires et réflexions ci-dessous ou n’hésitez pas à me contacter !