Le management visuel pour les nuls

Bonjour les agilistes ! Je viens (enfin) de dévorer le livre “Boîte à outils pour coach agile : Exemples de visualisation” de Jimmy Janlen qui donne beaucoup de très bons outils à utiliser pour améliorer son management visuel. Pour vous en faire (un peu) profiter, j’ai traduit l’excellent article de Barry Overeem qui expose 10 exemples (parmi 100) qu’il a particulièrement aimé . Bonne lecture !

Coach agile, je viens de lire “Boîte à outils pour coach agile : Exemples de visualisation” de Jimmy Janlen. Ce livre génial contient de nombreux exemples de management visuel permettant aux équipes d’améliorer leur collaboration et leur communication. J’ai vraiment apprécié sa structure : chaque page contient une visualisation claire et une brève description : Pas d’explications théoriques sans intérêt mais des exemples sympas et parlant que vous pouvez immédiatement utiliser au sein de votre propre organisation.

Que vous soyez coach agile, Product owner, Scrum Master, un Kanban Master, etc., c’est le livre qu’il vous faut !

Dans ce billet, je vais vous exposer mes 10 exemples préférés. Vous trouverez la description originale du livre de Jimmy auquel j’ai ajouté mes “petits plus”…

Management visuel : Mes 10 outils préférés

1. La boite de réception

• Des tâches supplémentaires sont-elles fréquemment ajoutées au backlog de l’équipe ?
• Souffrez-vous trop souvent de modifications importantes sur le contenu de votre sprint ?
• Etes vous régulièrement interrompu ?
• Est-ce que cela sabote l’atteinte des objectifs de votre itération ?

Si vous avez répondu au moins une fois “oui” à l’une de ces questions, passez à “la de boîte de réception” !

Comment la mettre en place : Les nouvelles tâches arrivant dans le périmètre de l’équipe ne sont pas ajoutées aux tâches “à faire” mais sont placées dans la boîte de réception. Ensuite, l’équipe décide si ce nouvel entrant doit être accompli ou non, c’est-à-dire si il est utile et alignée sur l’objectif du sprint.

Si l’équipe décide que cette tâche ne doit pas être réalisée pour le moment, elle est placée dans le backlog du produit (ou dans la corbeille). La boîte de réception doit être vide à la fin du daily stand-up.

La boîte de réception permet de comptabiliser le nombre de tâches imprévues. Lorsque la boîte de réception est constamment remplie de nouvelles tâches, l’équipe le remarquera et cela donnera de la matière pour la prochaine rétrospective de l’équipe.

2. Le vote de confiance

Finalement, c’est une alternative puissante au Sprint Burndown : Après chaque daily stand-up, l’équipe doit se demander dans quelle mesure elle est confiante sur l’atteinte des objectifs du sprint. La réponse est représentée dans un board de confiance.

Comment la mettre en place : L’équipe passe rapidement en revue chaque user story et met à jour le smiley de confiance. En cas de désaccord, la voix la plus pessimiste gagne. Lorsque smiley change d’attitude, l’équipe décide de ce qu’elle doit faire, de la façon dont elle peut aider et si elle doit alerter Product Owner et les parties prenantes.

Ce que j’aime avec le smiley de confiance, c’est leur simplicité : C’est un moyen facile de visualiser la confiance de l’équipe dans l’atteinte ou non des objectifs du sprint. Je l’ai déjà utilisé chez un de mes clients et ils l’ont adoré !

3. La toile des dépendances
La toile des dépendances est simple à mettre en place : Dessinez une toile d’araignée. Au centre : l’équipe. Puis, autour de l’équipe, identifiez les systèmes extérieurs qui ont des adhérences, des dépendance ou qui bloquent parfois votre progression en vous obligeant à attendre une réponse. Sur les fils de la toile, ajoutez en continu des notes décrivant comment vous êtes actuellement bloqué.

Une fois un problème résolu, déplacez le ticket dans la zone «Résolu». En amont de la rétrospective, identifiez les sources de dépendances les plus courantes et analysez ce que vous pouvez faire pour réduire la douleur et la fréquence de celles-ci.

4. La ligne d’urgence
Tout ne peut pas être prévu lors du sprint planning. Pour traiter les tâches urgentes non planifiées de manière structurée et transparente, ajoutez une ligne de nage “URGENCE”.

Astuce : étant donné que les tâches urgentes ne sont jamais planifiées, la colonne «Planifiées» n’est pas utilisée. Appropriez-vous cette zone pour, par exemple, énoncer clairement les critères qui définissent une “urgence”. Si les critères ne sont pas remplis, la tâche doit être prise en compte lors de la prochaine itération.

Dans un cas nominal, la ligne d’urgence doit normalement être vide ! Chaque fois que vous introduisez quelque chose dans cette ligne, vous mettez potentiellement en péril l’objectif de l’itération.

C’est pourquoi je ne suis pas un grand fan des lignes séparées pour les problèmes urgents ou les correctifs. Il faut vraiment utiliser cette ligne comme un filtre pour éviter d’ajouter des tâches imprévues régulièrement au sprint  et qui ne sont pas nécessaires pour atteindre l’objectif du sprint.

5. Les sondes d’interruption

• Pensez-vous que la plupart de vos interruptions ont une origine ou une source communes ?
• Avez-vous une frustration croissante envers quelqu’un ou quelque chose ?

Pour transformer cette frustration en analyse fondée, cet outil suggère de formaliser vos interruptions sur des Post-its et de trier par catégorie.

Faites-le pendant quelques semaines, puis apportez les post-it en rétrospective où vous analyserez et discuterez de la façon dont vous pouvez réduire la fréquence des interruptions. Si vous n’êtes pas dans un fonctionnement itératif, vous pouvez par exemple prendre un peu de temps à chaque fois qu’il y a 5 notes ou plus dans une catégorie.

De mon expérience, plusieurs équipes auraient aimé cet outil ! Être continuellement interrompu était l’une de leurs principales frustrations. Nous n’avons jamais vraiment réussi à en identifier la source et nous ne pouvions donc pas agir correctement. Les compartiments d’interruption sont un excellent moyen de visualisation et d’offrir une possibilité d’amélioration.

6. Le sens du Rythme
Si vous n’êtes pas dans un fonctionnement itératif, par exemple si vous êtes en Kanban, de nombreuses équipes ressentent le besoin et l’intérêt d’avoir un rythme. Par exemple, affinement du backlog chaque semaine, effectuer une démonstration ou une rétrospective à intervalles réguliers.

La visualisation de ce “rythme” aide à se concentrer et à donne une structure à un environnement de travail qui serait autrement axé sur un principe de réaction.

Le rythme de l’équipe peut être visualisé de nombreuses manières: une horloge (exemple A), une route (B), un plateau de jeu (C). Choisissez ce que vous voulez et qui motive l’équipe !

Avoir un rythme durable et soutenable est important, voir essentiel pour les équipes. Visualiser le rythme ou le processus est une bonne pratique. A vous de trouver votre bon rythme !

7. Matrice de Pair programming

• Essayez-vous de faire plus de programmation en paires dans votre équipe ?
• Souhaitez-vous visualiser combien vous effectuez une paire pendant une semaine ?

Si oui, alors il ne vous reste plus qu’à mettre en place la matrice de Pair programming !
Le fonctionnement est simple : Chaque fois que vous avez terminé une session à deux, cochez la case correspondante.

Si vous n’êtes pas dans un fonctionnement itératif, vous pouvez fixer une date (par exemple une démonstration ou une revue) au delà de laquelle si vous souhaitez continuer pairage, vous devrez réinitialiser la matrice.

Beaucoup d’équipes utilisent le pair programming pour améliorer la qualité du code. Mais lorsqu’on leur demande quelle est la stratégie de programmation en binôme, la réponse est souvent un jeu de devinettes. Le suivre avec la matrice suggérée est un bon moyen de rendre le binomage plus efficace et transparent.

8. Les listes de contrôle imprimées
Un moyen simple de vérifier facilement qu’une user story est bien terminée consiste à imprimer des check-lists que vous suspendrez près du board de l’équipe.

Lorsque vous commencez à travailler sur une nouvelle user story, récupérez l’une des listes puis, au fur et à mesure que le travail avance, cochez les cases !

Astuce : N’imprimez pas trop de feuilles : La définition du terminé a tendance à beaucoup changer avec le temps.

Ces listes de contrôle imprimées sont un excellent outil pour aider les membres de l’équipe à respecter les critères de qualité convenus. Cette transparence permet également aux membres de l’équipe de collaborer les uns avec les autres pour que les éléments soient réalisés efficacement.

9. Le board Sablier
Un board Scrum n’a pas besoin d’être systématiquement un radiateur d’information. Le board “sablier” fournit deux dimensions naturelles pour limiter les travaux en cours : le nombre de user stories en simultanées et une limite supérieure de deux tâches actives par user story. Si une user story est trop petite pour être décomposée en tâches alors elle occupe tout le sablier.

Ne plus séparer le flux avec des colonnes simples :”Travaux à faire”, “In progress”, “Révision”, “Tests”, etc., implique une équipe interdisciplinaire et un grand partage des connaissances.

Limiter la quantité de travail en cours peut aider l’équipe à maintenir un rythme soutenable et à faire en sorte que personne ne soit jamais dépassé. Une WIP vous aidera à gérer et à obtenir un bon flux de travail.

10. Temps investi
Souhaitez-vous une approche légère et simple pour présenter à vos parties prenantes comment vous avez investi votre temps ?

À la fin de chaque semaine, de chaque sprint ou à intervalle régulier, estimez approximativement la façon dont vous avez passé votre temps. Pour ce faire, chaque membre possède et tire dix barres. Chaque barre représente 10% du temps investi. Le temps est réparti en catégories telles que : développement de fonctionnalités, corrections de bugs et maintenance, investissement technique, veille, …

Le graphe du temps investi est ensuite communiqué aux parties prenantes.

Cette approche légère est facile à créer et génère des informations précieuses. Cela rappelle à tous que le développement de produits comprend différents types de travail, non seulement des fonctionnalités, mais également des innovations techniques, le remboursement de la dette technique, etc…

Pour conclure

Dans cet article, j’ai répertorié mes 10 exemples préférés du livre “Boîte à outils pour le coach agile – Exemples de visualisation” de Jimmy Janlen. J’ai beaucoup apprécié le livre et j’ai hâte de mettre les exemples de visualisation en pratique !

Et vous, quels sont vos exemples outils de visualisation préférés ? Dites-le en commentaire !