Découvrez “The Kanban Frog Factory”

En tant que coach agile, j’aime bien proposer différents serious games permettant aux équipes que j’accompagne d’appréhender Kanban. Il en existe beaucoup, pour certains déjà abordés au travers de ces articles : Kanbanzine, Kanban bootstrap, …

En préparant ma prochaine formation j’ai découvert “THE FROG FACTORY – A KANBAN EXPERIENCE” originellement proposé en 2010 par ABORIGINEMUNDI dorénavant difficilement accessible et non traduit.

Je vous soumet et propose donc mon adaptation en Français !

The Frog Factory est, à l’instar de Kanbanzine ou Kanban Pizza Game, une façon amusante d’apprendre les principes de base de Kanban. Un petit avantage : Il est possible de jouer à cette simulation en grand nombre (l’idéal étant d’avoir entre 6 et 20 participants).
L’important étant que le groupe soit divisé en deux équipes de même dimension. Si le nombre de participants est impair, le calcul des points sera ajusté automatiquement grâce au Kit d’animation !)

Le jeu se déroule en 5 itérations de 6 minutes chacune. Il faut bien-entendu ajouter à ce temps l’introduction, le débrief et quelques discussions intermédiaires ce qui porte le temps de jeu à environ 2 heures.

En plus des participants, je conseille 2 animateurs : Le premier guidera le jeu, comptera les résultats et les rendra visibles. Le second joue le rôle du client, timeboxera etc… L’objectif étant que l’animateur “principal” puisse se focaliser sur l’animation du jeu et des discussions.

The Kanban Frog Factory : Le matériel

Une partie de “The Kanban Frog Factory” nécessitera :

• Trois couleurs différentes de papier origami carré, environ 25 feuilles par participant au total
• Un manuel de construction de la grenouille par équipe – Fournit dans le KIT D’ANIMATION
• Un dé à six faces (au besoin un patron un fournit dans le KIT D’ANIMATION)
• Une feuille intitulée “Frog Factory – Fiche d’expérience” par participant
• Quatre bacs par équipe, étiquetés de 1 à 4 (cela peut être n’importe quel destinataire tant qu’il y a assez de grenouilles)
• De quoi timeboxer les itérations et de “bipper” toutes les 30 secondes (12 “Bipps” par itérations)
• Un beau tableau blanc pour afficher les scores
• Une pièce dédiée 🙂

The Kanban Frog Factory : La préparation

En guise de première partie et AVANT le réel démarrage du jeu, il faut “former” les participants afin que tous soient à l’aise avec les 4 différentes phases de construction d’une grenouille.
“A l’aise” signifie qu’un participant doit être capable de construire une grenouille en 30 secondes environ.

Après cette formation, distribuez aux participants la “fiche d’expérience” afin que chacun indique dans quelle phase de construction il se sent Senior ou expert.

Une fois que les fiches d’expérience sont remplies et que les participants sont formés, vous pouvez diviser le groupe en 2 équipes distinctes.

The Kanban Frog Factory : Former les équipes

Demandez aux participants de former une ligne dans la pièce. Ensuite, demandez aux participants ayant quelques notions de Kanban d’avancer de quelques pas puis dispatcher les participants ayant de l’expérience Kanban de manière homogène au sein des équipes. C’est important pour la suite 🙂

The Kanban Frog Factory – Comment ça va se passer : Les itérations

Dans les grandes lignes (que nous allons détailler dans la suite), Kanban Frog Factory se déroule comme ceci :

• Itération 1 : Un écoulement fluide
• Itération 2 : la variabilité du marché
• Itération 3 : effet d’entraînement
• Itération 4 : perturbations
• Itération 5 : la grande finale

A la fin d’une itération il faut prévoir une rétrospective de 10 minutes. Dans The Kanban Frog Factory, une bonne rétrospective ressemble à :

• Dites les faits : Que s’est-il passé? Combien de points, factuellement, les équipes ont-elles gagné?
• Rechercher les causes : Quelles sont les raisons d’une bonne (ou mauvaise) productivité ?
• Discuter des améliorations possibles : Quels problèmes avons nous rencontrés ? Comment les équipes les ont-elles résolus ?
• Lien avec le monde réel : Quelles leçons peut-on apprendre pour le monde réel? Y’a t-il des ressemblances avec vos projets ?

The Kanban Frog Factory – Comment ça va se passer : La réalisation

Les phases de construction d’une grenouille comprennent dans cet ordre :

• La base de la grenouille
• La grenouille
• Le ventre de grenouille
• Les cuisses de grenouilles

En tout, la construction d’une grenouille prendra entre 30 et 90 secondes. En gros, un expert prend 30 secondes, un senior 60 secondes et un junior 90 secondes.
A la fin d’une étape la grenouille devra être stocké dans l’emplacement de stockage adéquat (à découvrir dans la suite).
Pas de panique ! Le processus de construction d’une grenouille est décrit dans le KIT D’ANIMATION !

Pour le jeu, il est important que le processus de construction approprié soit suivi, c’est-à-dire que les grenouilles sont décemment construites, en suivant les étapes décrites et dans le bon ordre de construction.
L’animateur doit écarter et ne pas comptabiliser toute grenouille construite ne respectant pas le processus défini.

The Kanban Frog Factory – Comment ça va se passer : Les derniers préparatifs

Avec un peu de scotch ou des feuilles, créer au centre d’une table quatre “emplacements de stockage”.
Ensuite, demandez aux équipes de s’asseoir autour de la table.
Indiquez UNIQUEMENT quel emplacement le client va utiliser pour acheter les grenouilles produites. La “fonction” des autres emplacements va apparaître pendant le jeu.

Distribuez les manuels, distribuez les feuilles à plier sans aborder le sujet des couleurs et enfin préciser que les équipes sont autonomes dans leur fonctionnement. Laissez aux équipes 5 minutes pour qu’elle s’auto-organise. Ces étapes faites, vous êtes fin prêt à jouer !

The Kanban Frog Factory : Note pour l’animateur

Agilistes, vous savez que si jouer à un serious game est fun, il est encore plus important de tirer un enseignement du jeu.
Avant de rentrer dans le détail de chaque itération, sachez que chacune d’entre elle est faite pour enseigner quelque chose.

Voici comment est pensé et structuré le jeu :

• Itération 1: L’importance de résoudre les goulots d’étranglement pour obtenir un flux régulier. Découvrir que limiter le travail en cours aide à résoudre les goulots d’étranglement.
• Itération 2: Découvrir la vraie valeur du stock face à la variabilité du marché. Le stock permet-il d’être agile ?
• Itération 3: Les effets de l’expertise: une expertise poussée pour un flux optimal, de la polyvalence pour limiter les effets dûs aux perturbations.
• Itération 4: Gérer les perturbations : Comment obtenir un flux régulier même dans des environnements instables.
• Itération 5: Comment transférer ce que nous avons appris dans le monde réel.

En dehors de ces cinq thèmes spécifiques, les sujets suivants seront abordés pendant les rétropsectives :

• Visualiser le workflow: pourquoi visualiser la réalité est important
• Les gens sont-ils simplement des «ressources»? «ajouter des personnes» est-il un moyen d’atteindre une production plus élevée?

The Kanban Frog Factory – Le déroulé

Itération 1 : Lisser le flux

Au cours de la première itération, les joueurs deviennent à l’aise avec le processus de construction. Ils doivent mettre en place leur manière de travailler et gagner leurs premiers points
En tant qu’animateur, vous devez uniquement vous assurer que chaque grenouille construite respecte le processus de production, compter les points et les indiquer au tableau afin que tout le monde puisse les voir.

La Rétrospective #1 :
Le jeu est fait pour faire émerger un “goulot d’étranglement”. Lors de la discussion il va sans doute émerger le fait qu’avoir une limite WIP (Work in progress, ou nombre de grenouilles non finies dans les emplacements 1 à 3) peut améliorer la production.

Itération 2 : S’adapter au marché

Nous allons maintenant jouer avec les couleurs !
En tant qu’animateur, choisissez une couleur au hasard et annoncez que les grenouilles dans cette couleur valent “plus” en raison de leur extrême popularité .
Pour ce tour, les grenouilles de cette couleur vaudront 2 fois plus que les grenouilles des autres couleurs.

Note pour la suite du jeu : À partir de maintenant, lancez un dé avant chaque tour. Si la le résultat est 6, avancez d’une couleur dans la direction des flèches (voir diagramme ROUGE -> BLEU -> VERT). Si le résultat est 1, reculez d’une case. Si le résultat est autre, les conditions du marché ne changent pas.

Un exemple concret : Si la couleur populaire à l’itération n est le vert et que vous faites un 1 au démarrage de la seconde itération, la nouvelle couleur populaire sera le bleue.

La Rétrospective #2 :
À quelle vitesse les équipes peuvent-elles s’adapter aux changements du marché ? Quelle est la valeur du stock ? (“Stock” étant des grenouilles inachevées dans les emplacements 1 à 3).

Itération 3 : L’effet de l’expérience

Ce tour est identique au précédent, sauf que désormais les joueurs peuvent choisir d’investir dans la formation.
Un participant peut décider de se former pendant 3 minutes. Il doit quitter son équipe et ne peut plus continuer à plier des grenouilles. Par tour, une seule formation peut être suivie par participant. Un participant peut choisir quand suivre la formation
(début, milieu ou fin du tour).

La Rétrospective #3 :
Orientez les discussions sur les effets de la formation et pourquoi les gens ont choisi de se former ou non : Appuyez sur le compromis entre la productivité actuelle et la productivité à venir, etc..

Itération 4 : Zut, une perturbation !

Au démarrage de ces nouvelles itérations, chaque équipe lance le dé et en fonction du résultat, une des perturbations ci-dessous se produit:

• 1 = Perte d’expertise : L’animateur choisit au hasard un participant de cette équipe. L’une de ses compétences d’expert devient une compétence intermédiaire.
• 2 = Maladie : choisissez au hasard un participant de l’équipe qui manque les quatre premiers bips de l’itération.
• 3 = Réduction budgétaire : cette itération, aucune formation n’est autorisée pour cette équipe.
• 4 = Problèmes d’approvisionnement : enlever tous les papiers non pliés de la couleur la plus populaire de l’itération précédente
• 5 = Feu dans le stock de l’entreprise : prendre au hasard cinq grenouilles inachevées dans différents emplacements (de 1 à 3) de l’équipe affectée.
• 6 = Réorganisation corporative : prenez toutes les fiches d’expertise de l’équipe, mélangez-les et remettez-les à différents participants.

Il ne faut pas oublier que les règles des itérations précédentes fonctionnent toujours (variabilité du marché et formations).

La Rétrospective #4 :
Etre agile c’est, entre autres, faire preuve d’une grande capacité d’adaptation au changement. Dans notre monde complexe, de nombreux facteurs externes challenge sans cesse notre capacité d’adaptation. Ainsi, par exemple, les équipes qui se sont concentrés sur la formation d’un expert par phase de construction on lissé leur flux de production mais se sont rendu vulnérable face à la perturbation “maladie”. Mettre en avant la polyvalence des équipes peut aider à résoudre ce problème.

Itération 5 : La visite du PDG !

Aujourd’hui le PDG visitera “THE KANBAN FROG FACTORY” ! Comme il est en forme il doublera les points lors de cette itération !
Cette itération se déroule normalement c’est à dire en incluant la variabilité du marché, la formation et les perturbations.

La Rétrospective #5 :
Débrieffons sur le jeu dans son ensemble : La production a-t-elle augmenté ? A-t-elle baissé ? Au cours des cinq itérations ? Quelle équipe était le plus efficace ? Pourquoi? Comment les leçons de “Kanban Frog Factory” peuvent-elles être appliquées au monde réel?
Et dans quelle mesure cela aide-t-il à visualiser le flux de travail?

Conclusion

Et vous ? Que retirez-vous de “Kanban Frog Factory” ?