La valeur d’un élément (item) du backlog, c’est ce qu’il rapporte au client et / ou à l’organisation. Attribuer une valeur à chaque élément du backlog est incontournable pour permettre au Product Owner (PO) de réussir au mieux sa priorisation.
Il peut être parfois difficile pour le PO d’évaluer certains éléments. C’est pour cette raison qu’il est souvent plus efficace d’organiser un atelier de valorisation à plusieurs : PO, clients, métiers, Business Owner, experts…
J’avais besoin d’un format de workshop permettant d’estimer rapidement la valeur des éléments du backlog (en moins de 3 heures), sur la base de plusieurs critères d’évaluation et en groupe.
Cet atelier, que j’ai mis au point et expérimenté avec succès, est le pendant de l’eXtreme Quotation. Je l’ai donc appelé eXtreme Valorization (oui je sais, je n’ai pas été très original).
Voici le déroulement de l’atelier.
Avant l’atelier
Le PO définit les critères principaux (idéalement entre 3 et 7) de notation de la valeur.
Par exemple :
- Satisfaction client si l’élément est réalisé
- Manque / déception / insatisfaction client si l’élément n’est pas réalisé
- Améliore l’image du produit ou de la marque si l’élément est réalisé
- Dégrade l’image du produit ou de la marque si l’élément n’est pas réalisé
- Donne un coup d’avance sur la concurrence
- Apporte un gain financier ou une optimisation des coûts
- Répond à une obligation légale ou diminue un risque
- Etc.
Vous pouvez en trouvez d’autres, certainement plus adaptés à votre activité.
NB : j’utilise abusivement le mot “client” pour désigner le client ou l’utilisateur.
Notez les critères retenus sur des post-it (1 par post-it). Ensuite, écrivez les éléments du backlog à valoriser, sur des post-it (1 par post-it).
Sur un grand brown paper, tracez 8 colonnes avec la suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34…) en entête. Il s’agit des notes.
J’utilise la suite de Fibonacci pour que les notes soient plus clivantes, mais vous pouvez aussi tracer 10 colonnes et y inscrire les chiffres de 1 à 10 en entête.
Une note de 1 signifie que l’élément ne répond pas du tout au critère et une note de 34 signifie qu’il répond parfaitement au critère.
Exemple :
- Pour le critère “satisfaction client si l’élément est réalisé”, une note de 34 signifie que l’élément donnera une satisfaction élevée au client s’il est réalisé.
- Pour le critère “manque / déception / insatisfaction client si l’élément n’est pas réalisé”, une note de 34 signifie que le client sera extrêmement déçu ou insatisfait si l’élément n’est pas réalisé.
Vous êtes prêt pour l’atelier.
Le jour J
Collez le brown paper au mur et disposez les post-it des critères sur le côté.
Présentez l’objectif de l’atelier et son déroulement aux participants.
Puis, le PO présente brièvement chaque élément du backlog.
Collez une flèche à côté du premier critère, c’est celui que nous allons évaluer en premier, puis l’expliquer aux participants.
Distribuez un tas de post-it “éléments du backlog” à chaque participant, y compris le PO.
Puis, chacun colle en silence ses post-it dans la colonne de la note qu’il attribue à l’élément marqué sur le post-it, pour le critère évalué.
Le PO se tient disponible pour éclaircir un élément, au besoin
A la fin, chacun prend du recul et fait une passe sur l’ensemble des post-it collés. C’est le moment d’échanger s’il y a des désaccords dans les notes. En fonction du rôle du PO, celui-ci sera certainement amené à prendre la décision finale en cas de désaccord.
N’oubliez pas, ce qui fait la richesse de l’atelier, ce sont les échanges et les différents points de vue des participants.
Une fois les participants en accord, écrire la note sur chaque post-it (attention à laisser un peu de place, il faudra faire la même chose pour les autres critères)
Prendre une photo et décoller tous les post-it “éléments du backlog” du tableau.
Descendre la flèche sur le critère de notation suivant, l’expliquer aux participants et leur redistribuer les post-it “éléments du backlog”. Ils devront à présent évaluer les éléments sur ce nouveau critère.
Et ainsi de suite.
Il y aura donc autant de tours de notation qu’il y a de critères.
N’oubliez pas de marquer les notes attribuées à chaque élément sur son post-it.
À la fin, faites la somme des notes pour chaque post-it. Cela donne la valeur de chaque élément, sur l’intégralité des critères de notation.
Vous pouvez tout à fait appliquer des coefficients à certains critères s’ils sont plus ou moins importants que d’autres.
Les éléments ayant les notes les plus élevées sont ceux ayant la plus forte valeur.
Le PO dispose maintenant d’une aide précieuse pour prioriser son backlog. D’autres éléments rentreront certainement en compte dans cette priorisation, comme l’estimation de la complexité, les dépendances métier (qu’il faudra tout de même éliminer au maximum), etc.
Vous pouvez faire le même exercice avec un Product Manager sur les fonctionnalités de son Program Backlog
J’ai trouvé que cet exercice donnait de bons résultats, permettant d’établir une première liste de priorités au démarrage d’un projet.
A vous de jouer !
